Tohtori Frank Lunz on rakentanut teoksen vaikuttamisesta. Hän on tutkinut vaikuttavan kielen elementtejä, ja millaisilla sanoilla on kommunikaatiossa merkitystä. Avaan alla kirjan mielestäni tärkeimmät opit; Lunzin kymmenen sääntöä tehokkaaseen kieleen, Orwellin kirjoitusopit, viestimuoto ja aikamme vaikuttavimmat sanat.

Lunz vertaa kieltä musiikkiin. Hänen mukaansa niissä on samat ainesosat. Rytmi, vetoomus, sävy ja aksentit. Kuinka kaiken kakofonian keskellä pidät huolen, että tulet kuulluksi?

 

Kymmenen sääntöä tehokkaampaan viestintään:

  1. Yksinkertaisuus: käytä maanläheisiä sanoja.
  2. Helppolukuisuus kuulijalle
  3. Lyhytaikaisuus: käytä lyhyitä lauseita
  4. “Minulla ei ollut aikaa kirjoittaa lyhyttä kirjettä, joten kirjoitin pitkän.” – Mark Twain.
  5. Uskottavuus on yhtä tärkeä kuin filosofia.
  6. Ihmisten pitää ostaa sanomasi uskoakseen sitä.
  7. Johdonmukaisuudella on merkitystä
  8. Kertaus, kertaus ja vielä kerran kertaus.
  9. Kyvyttömyys pitäytyä yhteen viestiin on ollut suuri tekijä luoden imagon rappeutumista.
  10. Uutuus: tarjoile jotain uutta.
  11. Testaa saako viestisi aikaan ”en tiennytkään sitä” -efektiä.
  12. Äänellä ja tekstuurilla on merkitystä
  13. Kielen ääni ja tuntuma pitää olla yhtä muistettava kuin sanat itsessään.
  14. Puhu visioiden tavoitteellisesti
  15. Ihmiset unohtavat sen mitä sanoit, mutta muistavat sen, mitä sait heidät tuntemaan.
  16. Visualisoi
  17. Maalaa lukijalle selkeä kuva. Esimerkki: M&M-makeiset “melts in your mouth, not in your hands.”
  18. Kysy kysymys
  19. Saa kuulija ajattelemaan.
  20. Luo konteksti ja selitä sen merkitys
  21. Sinun tarvitsee antaa kuulijalle ensin ”miksi” ennen kuin voit antaa hänelle ”siksi”, ”sen takia” tai ”jotta”.

 

Orwell Writingin neuvot:

  1. Älä koskaan käytä metaforaa, hymyä tai mielikuvaa, jonka olet tottunut näkemään painettuna.
  2. Älä koskaan käytä pitkää sanaa, kun lyhyt on käytettävissä.
  3. Jos on mahdollista jättää sana pois – poista se. Sis aina, kun sana ei ole välttämätön selkeyden tai sanoman kannalta.
  4. Älä koskaan käytä passiivia, mikäli voit ilmaista aktiivissa.
  5. Älä koskaan käytä ulkomaalaista lausetta, tieteellistä sanaa tai puhu jargonia, mikäli voit ilmaista saman jokapäiväisellä ilmauksella.
  6. Riko mikä tahansa näistä säännöistä mieluummin, kun sanot mitään hienostumatonta.

 

Ole viesti:

Sanomamme menee parhaiten perille, kun emme todistele sitä, vaan olemme toimimme itse viestinä. John Waynen tai Clint Eastwoodin roolihahmojen ei ole tarvinnut todistella erikseen, että he olivat kovia äijiä. Näyttelijät kävelivät, puhuivat ja elivät imagonsa mukaisesti; Eastwood toki edelleen. He personoivat olemuksensa kovaksi äijäksi. Tässä on tärkeää, että näytät, et vain puhu. Sama toimii myös silloin kun sanot ”kaksi plus kaksi”, mutta annat kuulijan itse sanoa itselleen ”neljä”. Näin muutat kuulijan passiivisesta kuulijasta aktiiviseksi osallistujaksi.

Sanat ja sanonnat, jotka muistamme:

Käyttämällä elokuvista tuttuja lainauksia, saamme rakennettua vahvoja muistijälkiä kuulijoihimme. Tässä pystytään hyödyntämään myös brändien mainoslauseita, kuten ”Just Do It” – Nike. Alla muutama poiminta kirjan esimerkeistä:

“You talking to me?” – Taxi Driver

“I’m going to make him an offer he can’t refuse.” – The Godfather

“I’ll be back” Arnold Schwarzeneger, The Terminator

“Go ahead, make my day, “ – Clint Eastwood roolissaan Detective Harry Callahan

Esimerkki liikemaailmasta:

“Companies don’t give job security. Only satisfied customers do.” – Jack Welch

Sanoilla on vaikutusta. “Kuvittele” on Lunzin mukkan yksi voimakkaimmista sanoista. Se itsessään synnyttää jotain yksilöllistä jokaisessa kuulijassa. Pointtina tässä on se, että tämä sana saa yli viisi miljoonaa erilaista henkilökohtaista mielikuvaa aikaan puhuttaessa pelkästään Suomesta.

Lopulta ihmiset ovat kuitenkin itse lopputulema. Kieli on vain työkalu saada heidät kuulemaan sanomamme. Kirja antaa kuitenkin hyviä työkaluja, joita voimme sitten harjoitella käyttämään. Positiivisuus ja kohdeyleisön tunnistaminen ovat perusasioita, joita emme saa missään olosuhteissa unohtaa. Lopullinen treeni näidenkin työkalujen hyödyntämiseen meidän tulee kuitenkin toteuttaa itse.

– Sami Suominen

Dr. Frank Lunz: Words That Work, 2007 New York

Vinkkaa kaverille!Tweet about this on TwitterShare on FacebookShare on LinkedInEmail this to someone

Eliyahu M. Goldratt on ottanut hyvin mielenkiintoisen toteutustavan saadakseen sanomansa läpi. Tämä kirja on elämys nimenomaan äänikirjana, sillä Goldratt vie kuuntelijan tarinaan, jota kautta hän syöttää kuulijalle filosofiaansa. Filosofia tulee pala kerrallaan kysymysten kautta, jolloin kuulija oivaltaa itse ratkaisut jo ennen kuin tarina lopulta sinetöi oivallukset opeiksi faktojen kautta.

Goldrattin filosofian ytimessä on prosessi, jolla tarkkaillaan tekemistämme suhteessa asetettuun tavoitteeseen. Kirjassa filosofiaa lähestytään tehdastuotannon kautta, mutta matkalla otetaan askeleita myös filosofian käyttökelpoisuuteen niin parisuhteessa kuin perhe-elämässäkin. Itse sain peilattua ajattelua hyvin myös vähittäiskauppamaailmaan.

Filosofian ytimessä on pullonkaula-ajattelu. Kysymys on: mikä on meidän tavoitteemme, mitä haluamme saada suuressa kuvassa aikaan? Miksi tehdas (tai paremminkin yritys) on olemassa?

Yrityksen prosesseja ajatellessa tulee selvittää, mikä on meidän pullonkaulamme, joka määrittää tavoitteen toteuma-ajan tai määrän? Jos kone X saa aikaan 10 osaa ja kone Y aikaan 20 osaa samassa ajassa, ja lopputuotteeseen tarvitaan molemmat osat, on läpisyöttö 10 kappaletta. Tässä tapauksessa kone X on meidän pullonkaulamme. Yhtälössä kaikkien resurssien optimaalinen yksilötehokkuuden maksimointi ei ole kokonaisuuden kannalta kannattavaa. Mikäli kone Y tuottaisi koko ajan 20 kappaletta omia komponentteja kasvaisi Y komponenttien varasto 10 kappaletta aikayksikössä. Tämä johtaisi varastojen kasvuun. Varastot sitovat resursseja ja maksavat rahaa, jolloin kokonaistehokkuuden kannalta on järkevämpää pyörittää linjalla Y osittain peukaloita, ellei Y-koneen resursseja voida pienentää tai antaa apuja koneelle X.

Tavoitteen saavuttamiseksi on kolme kriittistä mittaria:

  1. Läpisyöttö

(Systeemin tahti luoda rahaa myynnin kautta.)

  1. Varasto

(Raha, jonka systeemi investoi ostaen myytäväksi tarkoitettua tavaraa.)

  1. Operaation kokonaiskustannus

(Raha, jota systeemi käyttää muuttaakseen varastoa läpisyötöksi.)

 

Jokainen muutos, joka yhtälössä tehdään tulee vaikuttaa positiivisesti kaikkiin kolmeen mittariin. Jos toinen mittari syö toisen positiivisen vaikutuksen, tuskin muutosta kannattaa toteuttaa.

YMMÄRRÄ PERIMMÄINEN ONGELMA

MITÄ TULEE MUUTTAA?

MIHIN TULEE MUUTTUA?

MITEN OHJATA MUUTOS?

Goldrattin tarinan tuloksena kehittyy viisi askelmainen prosessi, jonka toimivuutta kirjassa haastetaan moneen otteeseen. Lopputulemana prosessi hioutuu ja filosofia pureutuu syvälle kuulijan aivonystyröihin.

PROSESSI

  1. Tunnista systeemin pullonkaulat – Tämä on kohta missä läpisyöttö on rajoitettu työkalujen tai taitojen resurssipuutteisiin.
  2. Päätä miten hyödyntää systeemin rajoitteet – Kunnes pullonkaulan kapasiteettia saadaan nostettua, sitä pitää käyttää hyväkseen.
  3. Alista kaikki muu pullonkaulan hyväksikäyttöön.
  4. Kohota systeemin pullonkaulan kapasiteettia – Pullonkaulat rajoittaa organisaation kykyä jatkuvaan kasvuun. Siksi kehittyäkseen tarvitaan lisäresursseja jotka ovat rajatut. Tämä voi tarkoittaa rekrytointeja tai parempaa ja tehokkaampaa teknologiaa.
  5. Mikäli aiemmissa askeleissa pullonkaula on poistettu, palaa askeleeseen yksi – Mikäli nämä stepit eivät tule uudelleenkäydyksi, silloin toisessa askeleessa käyttöönotetut toimintatavat voivat olla muodostuneet pullonkaulaksi, vaikka alkuperäinen pullonkaula olisikin poistettu.

 

Mikäli ajattelen asiaa vähittäiskaupan näkövinkkelistä, piirtäisin tällä tietämyksellä kaavion kuten alempana. Markkinointi määrittää kuinka tietoisia asiakkaat ovat palvelustamme ja tuotteistamme. Markkinointia on kaikki kommunikaatio potentiaalisten asiakkaiden kanssa, niin myyntipuhelut, myymälävierailut, kuin mainosviestintä. Aktiivinen kontaktoiva myynti (outer sales) määrittää montako uutta asiakassuhdetta pystytään ottamaan sisään systeemiin. Myymäläoperaatiot (store operations) määrittää, miten suuren volyymin asiakkaita kontaktoiva myynti voi tuoda sisään. Varaston (Inventory) koko ja laajuus, määrittää miten hyvin myymälässä vierailevat asiakkaat saadaan palveltua. Laskutus (invoicing) muuttaa kaupat euroiksi ja asiakashuolto (customer maintenance) pitää huolen, että ylläpidetään ja kasvatetaan nykyisiä asiakkuuksia. Tästä syntyy läpisyöttö, jota voidaan mitata niin euroina kuin kappaleina.

Yksinään läpisyöttö ei kerro vielä meille onko tulos hyvä. Tarvitaan suhteellinen mittari. Tarvittiinko tämän sadan tuhannen euron saavuttamiseksi miten paljon resursseja? Oliko investointi 300 000 vai 3 000 000 euroa? Suhteellinen luku tuo tuloksemme valoon, jossa voimme arvioida toimintamme.

Katsomalla tavoitettamme läpisyötön, varaston ja kokonaiskustannusten kautta, tulee meidän määrittää tekeminen ja mittarit. Nämä tulee määrittää niin, että saadaan parannettua kaikkia kolmea mittaria samanaikaisesti. Sen jälkeen meidän tulee määrittää tavat ja tekemisen määrä millä pääsemme tavoitteeseen; ensin kokonaisuutena, sitten yksikkönä ja lopulta vielä yksilötasolla. Mitä siis vaaditaan yksilöltä hänen päivittäisessä ja viikoittaisessa tekemisessä, jota kokonaisuus pääsee tavoitteeseensa?

Lyhyesti kirja on oivallista luettavaa, kun haasteena on toiminnan suunnittelu ja optimointi tavoitteen saavuttamiseksi. Tarinallinen filosofian oivaltava opettaminen toimii kontekstiin hyvin. Äänikirjana tarinamuoto tempaa kuulijan mukaansa ja juonikäänteet ylläpitävät kuulijan fokuksen tiukasti sanomassa. Suosittelen kirjaa vahvasti äänikirjana, sillä tämä opus on ainakin allekirjoittaneesta yksi miellyttävimpiä äänikirjakokemuksia.

 

– Sami Suominen

Eliyahu M. Goldratt, Jeff Cox: The Goal,  Gower Publishing Ltd, 2004

Vinkkaa kaverille!Tweet about this on TwitterShare on FacebookShare on LinkedInEmail this to someone